Новая БодхиПравда. Формализовать нельзя работать. Дзен.Ру

Формализовать нельзя работать

Спор о необходимости формализации производственного процесса возник, по всей видимости, сразу же после появления самой идеи формализации или стандартизации. Попытаемся рассмотреть эту проблему как можно более широко – без привязки к конкретным системам стандартов и областям применения.

Что же такое стандартизация, и откуда возникли стандарты? Стандартизация процесса представляется мне попыткой создания некоторой усреднённой модели процесса производства продукт. Опыт производства накапливается, определяются общие места, характерные проблемы и действия. На основании такой модели описываются фазы процесса и действия на этих фазах. В результате получается некоторый справочник или руководство к действию: что нужно сделать на данном этапе для создания требуемого продукта. Появляется первое измерение формализации – действия в зависимости от времени.

Однако знания общей модели жизненного цикла недостаточно для больших проектов. Необходимо также разделение функциональности, налаживание коммуникаций между группами и т.д. Другими словами, возникает проблема организованной работы над проектом. Действия каждой группы детализируются и фиксируются. Возникает ещё одно измерение формализации – действия в зависимости от функциональной группы.

Таким образом, получается некоторое подобие оркестра: в зависимости от времени и инструментов исполняется произведение – проект. Зная свои координаты – время и позицию – каждый знает, в какие ноты нужно смотреть и играть. Аналогия дополняется тем, что часто начало работы одной группы может зависеть от окончания работы другой.

Но на этом аналогия, к сожалению, заканчивается. В реальной жизни работа осложняется следующими факторами:

Оркестр работает всегда в одинаковых – идеальных – условиях (наличие ресурсов и т.п.).

Отсутствует зависимость от внешних факторов (возмущения и изменения) и внутренних проблем (готовность и квалификация команды).

В отличие от проекта, где за каждую задачу отвечает функциональная группа, музыкальное произведение пишет один человек. Разумеется, каждая задача понимается и реализуется по-своему – несмотря, может быть, на общую постановку задачи.

Синхронизирует работу команды опять же, непосредственно один человек – дирижер в случае оркестра и команда руководителей в случае проекта.

В конечном итоге, все осложнения сказываются на качестве продукта и возрастании расходов ресурсов на его реализацию в заданные сроки.

Бороться с проблемами возможно введением дополнительных формализаций – работы с заказчиком, оценки и планирования рисков, тренингов команды, стандартизация технического задания, система отчётности и контроль качества. Все эти меры призваны увеличить скорость (за счёт выполнения только нужных действий) и повысить стабильность производственного процесса.

После того, как необходимое количество формализаций сделано, мы получаем классический свод стандартов – некоторый объём документации с предписаниями, руководствами и формами документов. Любой человек команды должен знать стандарты организации и следовать им – тогда работа будет в какой-то мере застрахована (или хотя бы готова) к неожиданностям.

Рассмотрим положительные стороны такого подхода.

Стандарты – это, прежде всего, передача и накопление опыта работы – как и любая техническая информация. Это наличие некоторого чернового плана действий по работе над новым проектом. Это план организации, взаимодействия, контроля и определения качества. Другими словами, стандарты – это опыт. Отвергать опыт, по меньшей мере, глупо.

Теперь об отрицательных сторонах формализации.

Усреднение проектов и подгонка проектов под стандарты. Пытаться всегда достигнуть полного соответствия стандартам, игнорируя происходящее – трата времени и энергии, и в конечном итоге это легко может привести к выпуску устарелого и никому не нужного продукта. Кроме того, это влечет выполнение лишних действий – или невыполнение необходимых.

Стандарты – вещь жесткая. За следованием им надо платить, и, следовательно, очень опасно иметь необдуманный стандарт – или пытаться привить чужой стандарт (и соответственно, использовать чужой опыт, полученный в рамках другого процесса и другой модели). Все в мире меняется и устаревает – стандарты не исключение, об этом нужно помнить. Кто же будет стандартизировать изменение и подбор стандартов?

Следование стандартам определяется их пониманием. Не нужно говорить, что все, что может быть понято по-разному, будет понято по-разному, а что не может – тем более. Для того, чтобы этого избежать нужен контроль и постоянные проверки. Они также следуют стандартам и проводятся людьми, возникает принуждение и разлад в команде.

Формализм не требует глубокого понимания и не стимулирует инициативу.

Другими словами, стремление к тотальной формализации приводит ко всё увеличивающемуся отрыву от реальности. И, конечно же, увеличивается расход ресурсов, которые могли быть потрачены на выполнение работы по проекту.

Можно сказать, что при увеличении опыта и «вживания» в процесс необходимость в стандартах уменьшается. Реально также сочетание стандартов и произвольного стиля работы – например, формализуются лишь участки взаимодействия команд (сроки исполнения и т.д.).

Какой можно сделать вывод? Мне кажется, проблема не в стандартах, а в их необдуманном применении. Всякая формализация должна проводиться осознанно и очень аккуратно, с пониманием конкретных (а не отвлечённых) нужд конкретного проекта. Назначение стандартов – рекомендации и опыт в обоих измерениях формализации, то, что действительно может помочь в работе, а не помешать ей.

С:), krvss@mail.ru

19 сентября 2001 г.